CONSEJOS ÚTILES PARA MEJORAR LA ESCRITURA DE E-MAILS

Hoy en día el correo electrónico se ha convertido en el sistema de comunicación más utilizado entre los usuarios de Internet TANTO A NIVEL personal COMO PROFESIONAL . Por medio de éste enviamos no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, rapidez y economía están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario.

Por ello, es necesario seguir una serie de pautas a la hora de escribir un e-mail, porque son el reflejo de nosotros mismos, y en ocasiones, es la única referencia que el interlocutor tiene de nuestra persona y nuestra profesionalidad. Para Santa Ana es fundamental la aplicación de nuevos conocimientos sobre tecnología que nos ayuden a mejorar a diario.

Hemos sumado las concluiones de Gómez Font, coordinador general de la Fundación de Español Urgente y Susan Elliot, Consultora estadounidense en Coaching, Desarrollo y Formación a través del portal http://www.losrecursoshumanos.com/, a nuestras propias aportaciones y las ponemos todas a vuestra disposición en forma de DECALOGO de consejos útiles que queremos compartir con vosotros. Las premisas que os detallamos, os ayudarán a mejorar la escritura de e-mails, fomentando la comunicación clara y concisa.

1. Saluda y despídete. Es necesario en cualquier correo electrónico. En caso de los correos que sirven para dar una respuesta, no te limites a escribir un monosílabo, incluye previamente una línea de saludo cordial y una despedida. Si no tienes mucha confianza con el destinatario, conviene emplear las fórmulas tradicionales de las cartas escritas: ‘Estimado Señor X:’ en el saludo y ‘Saludos cordiales’ en la despedida.

2. Piensa muy bien en lo que vas a escribir antes de hacerlo. Toma un segundo para poner tus ideas en orden antes de empezar. Cuanto más claro estés mejor. Recuerda que esto no es una conversación cara a cara, donde puedes aclarar cosas en la marcha.

3. Escribe un principio y un final. No es una carta, pero debes darle a tus e-mails una estructura. No tiene por qué ser largo, pero debe tener una pequeña introducción sobre el tema que trata el e-mail y un cierre.

4. Utiliza frases completas. No simplifiques palabras a tu criterio. El destinatario de tu e-mail puede tomarlo como una falta de educación y profesionalidad.

5. No escribas todas las palabras en mayúsculas. Se puede interpretar como un grito o un aspaviento con las manos. Puede considerarlo grosero y de mala educación.

6. Relee tu e-mail antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que pretendías decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a leer el e-mail para asegurarte.

7. No hagas del ‘Re:’ un bucle infinito. Es más cómodo hacer click en ‘Responder’ que crear un nuevo mensaje y pegar la dirección en el campo ‘Para’. Pero conviene que en la bandeja de entrada no acabe apareciendo un mensaje con un ‘Re: Re: Re: X’. Gómez Font también recomienda borrar de la respuesta el e-mail que se recibió previamente para que no se alargue demasiado ni ocupe espacio.

8. Utiliza el corrector ortográfico. Antes de presionar Enviar, controla la ortografía, no sólo con el corrector que a veces falla sino también manualmente. Utiliza un diccionario online para verificar si has escrito bien las palabras que tengas dudas.

9. Utiliza colores y otros recursos (negrita, subrayado, viñetas, etc) para resaltar los conceptos fundamentales de tu texto para que la lectura sea más fácil.

10. Cuidado con el acuse de recibo. Puedes solicitar al destinatario que confirme que le ha llegado el correo, para ello, utiliza las herramientas de confirmación de entrega y/o de lectura. Pero ten cuidado, utilízalas solamente cuando sea estrictamente necesario. Resulta de muy mala educación recibir un mensaje en el que el emisario requiere un acuse de recibo: uno tiene derecho a que un e-mail no le interese”, asegura Gómez Font. Además, hay que tener en cuenta que el acuse de recibo de lectura es posible que nunca llegue si el destinatario no quiere.

11. Y no olvides utilizar el CCO. Si un e-mail va dirigido a más de un destinatario, se recomienda que la lista de destinatarios esté oculta. A nadie le tiene porque interesar a quién se envía el correo. Por ello, es imprescindible que conozcas la diferencia entre CC y CCO. En el primero se harán públicos los destinatarios en todos el correo que envíes, en el segundo, en cambio se oculta la lista, y solo le aparece un nombre como destinatario, en cada caso el suyo.